Отдел делопроизводства и технического обеспечения

Основные задачи отдела:

• Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами в соответствии с ГОСТами и другими действующими нормативами, комплектование архива, учет, обеспечение сохранности и использования состоящих на хранении документов;

• Организацию контроля исполнения правовых актов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовых актов Губернатора, Правительства, распоряжений Администрации и поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства, перечнях поручений по итогам аппаратных, селекторных и других совещаний Губернатора;

• Разработку мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

• Документационное сопровождение аппаратных совещаний начальника Департамента;

• Организационно-техническое обеспечение рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, поступивших в Департамент, осуществление информационно-справочной и аналитической работы, связанной с обращениями и сообщениями граждан.

• Организационно-техническое обеспечение рассмотрения  сообщений граждан, поступивших в Департамент из открытых источников, через Платформу обратной связи с гражданами (ПОС) и  другие системы электронного взаимодействия, контроль за сроками рассмотрения.

• Обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей работниками Департамента.

• Организацию материально-технического снабжения и транспортного обслуживания Департамента, служебных помещений и рабочих мест средствами связи, мебелью, инвентарем, канцелярскими принадлежностями, осуществление контроля за их исправностью и сохранностью.

• Обеспечение безопасных условий труда и пожарной безопасности в процессе трудовой деятельности работников Департамента.

• Планирование медиасопровождения деятельности Департамента, организация взаимодействия со средствами массовой информации, размещение информации о деятельности Департамента в средствах массовой информации и социальных сетях.

Функции отдела:

1. Организует и обеспечивает:

• контроль за исполнением в установленные сроки документов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Федерального агентства лесного хозяйства, правовых актов Губернатора Кемеровской области – Кузбасса, Правительства Кемеровской области – Кузбасса, структурных подразделений Администрации Правительства Кузбасса, поручений Губернатора Кемеровской области – Кузбасса, заместителя председателя Правительства Кузбасса, курирующего деятельность Департамента, поручений начальника Департамента;

• прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение, распределение, регистрацию, учет входящих документов и служебной корреспонденции, поступившей в Департамент на бумажном носителе, по электронной почте, по каналу межведомственного электронного документооборота, фиксирование всех стадий прохождения;

• прием, регистрацию, проверку качества подготовки и оформления исходящих и внутренних служебных писем, подписанных начальником Департамента, первым заместителем начальника Департамента, заместителями начальника Департамента, поступающих в канцелярию, учет и отправка исходящей и внутренней корреспонденции;

• прием, учет, хранение, обеспечение сохранности и оперативного использования документов Федерального агентства лесного хозяйства Российской Федерации, Губернатора, Правительства, Администрации и Департамента в течение всего срока их хранения;

• разработку сводной номенклатуры дел Департамента;

• оформление и формирование дел, подлежащих сдаче в архив, передачу документов постоянного хранения на государственное хранение в государственное казенное учреждение «Государственный архив Кузбасса»;

• объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, юридических лиц, содержащих вопросы, рассмотрение которых входит в компетенцию Департамента, принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан, направление ответов заявителям в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

• организацию личного приёма граждан начальником Департамента, организационно-техническое обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений и их переадресацию в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, анализ и обобщение вопросов, содержащихся в обращениях, формирование отчетов о результатах работы граждан.

• прием, регистрацию, распределение, сообщений из открытых источников, поступивших в Департамент из программы «Медиалогия-инцидент», сообщений, поступивших в Департамент через «Платформу обратной связи» (подсистему «Единого портала государственных и муниципальных услуг») и других электронных систем взаимодействия с гражданами, учет и отправку  ответов на вышеуказанные сообщения, контроль за сроками ответов.

• определение потребностей структурных подразделений департамента в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда и принятие мер по их обеспечению в соответствии с нормами и лимитами снабжения;

• организацию процесса закупки и приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда, подготовку технических заданий на проведение государственного заказа; контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг;

• организацию работы складского хозяйства Департамента и учет товарно-материальных ценностей;

• техническое и сервисное обслуживание приобретенного офисного оборудования и технических средств (кроме оргтехники) и контроль его состояния;

• организацию перевозки работников, документов и грузов, сопровождение и обеспечение процесса организации безопасности дорожного движения при эксплуатации служебного транспорта Департамента, сопровождение и обеспечение процесса эксплуатации, обслуживания и ремонта служебного транспорта;

• сопровождение и обеспечение процесса эксплуатации, обслуживания и ремонта объектов недвижимости;

• работы по ремонту занимаемых площадей, транспортных средств, средств связи, контроль за их проведением и участие в приемке выполненных работ;

• условия труда и пожарной безопасности, соответствующие требованиям соответствующих нормативных правовых актов.

• подготовку и организацию выступлений начальника Департамента перед представителями СМИ с официальными заявлениями от имени Департамента.

• подготовку пресс-релизов, их размещение на официальных сайтах Федерального агентства лесного хозяйства Российской Федерации, Администрации Правительства Кемеровской области и Департамента.

• размещение в средствах СМИ и социальных сетях информационных материалов по предметам деятельности Департамента.

2. Осуществляет:

• заключение договоров и контрактов, в том числе по результатам конкурсных торгов, на поставку транспорта, материалов и оборудования, горюче - смазочных материалов (ГСМ), оказанию услуг по страхованию автотранспорта, на оказание коммунальных, услуг связи (телефонной, почтовой, радиосвязи), услуг по охране служебных помещений;

• приобретение, учет наличия и распределение транспортных и технических средств, запасных частей, горюче-смазочных материалов, расходных материалов;

• контроль рационального использования материалов и средств, выделяемых для нужд Департамента;

• проведение (совместно с отделом бухгалтерского учёта и отчётности) инвентаризации имущества и проверок с документальным оформление их результатов;

• контроль за деятельностью специализированных организаций по выполнению регламентных работ в объеме технического обслуживания и необходимых ремонтов;

• оперативное руководство за использованием транспортных средств;

• иные функции в пределах своей компетенции по поручению руководства департамента.